API de Automação de Cadastros

Nossa recomendação é fazer uma reunião de kick-off antes de passar para a documentação da API de consultas automatizadas, quando discutimos aspectos de planejamento de integração como primeiro passo para tratar estas questões:

• Qual o processo a ser atendido: homologação de cadastros novos, ou verificar situação cadastral antes de operações mercantis?

• Como funcionam os sites fonte de informação cadastral que atenderão a automação?

• Conhecer as regras básicas sobre o cadastro fiscal de pessoas jurídicas na esfera Federal e Estadual, ou Municipal;

• Quais são as situações de falha recuperáveis na automação e como o serviço responde a elas.

• O que é ciclo de reconsultas e como implementar para cada código de falha.

• Qual a fonte de dados preferencial da consulta e se há outra fonte alternativa.

• Janela de risco para reaproveitamento de dados consultados.

Tratamos cada um destes pontos como uma consultoria prévia para o planejamento de integração com os técnicos responsáveis em cada projeto.

Não existe uma API de automação de registro cadastral que retorne todos os dados prontos para gerar um registro cadastral de CLIENTE ou de FORNECEDOR.

Uma coleção de dados completa de um registro a partir de uma chave única, por ex.; o CNPJ, é possível obter com empresas que vendem dados cadastrais como informação que tem disponível em suas bases privadas, mas isso não resolve seu problema.

Ocorre que mesmo que haja um serviço para entregar todos os dados cadastrais disponíveis sobre uma determinada empresa ainda caberia ao contratante do serviço a tarefa de análise e tomada de decisão sobre uso desses dados em função das regras de seu negócio e das regras fiscais que apontam risco para a operação.

Portanto o correto é conhecer quais as consultas fiscais que são de interesse para determinado registro cadastral, fazer cada uma individualmente mesmo que simultaneamente (ex.: até 10 threads em nosso webservice) tratar o resultado de cada consulta e decidir sobre a homologação ou objeção daquele registro cadastral.

EX.: Quando um CNPJ com CNAE de serviços retorna uma IE BAIXADA na SEFAZ, é possível ignorar essa IE e aprovar o registro como ISENTO ICMS.

Sim. Existem atualmente os sites da SEFAZ Estadual e os sites do Sintegra, sendo que na maioria dos Estados ambos os casos apontam para um mesmo site público.

Há ainda o site do Cadastro Centralizado de Contribuintes do ICMS mantido pela SEFAZ RS que reúne em uma única base os dados de todos os 26 Estados e mais o do Distrito Federal. São as SEFAZ Estaduais que alimentam a base do CCC.

As UF de Piauí e Minas Gerais não possuem mais site público próprio de consultas, mas apontam para o uso do CCC.

O CCC é a fonte mais recomendado para se usar para verificação da situação cadastral antes de operações mercantis com a NFe.

O CCC também é o único lugar de consulta que permite identificar o regime centralizado de operação do ICMS, quando uma IE de um estabelecimento produtivo (CENTRALIZADOR) será também utilizada pelos demais estabelecimentos do mesmo CNPJ-8 naquela UF (CENTRALIZADOS). Quando essa IE também serve de registro para substituição tributária (IE-ST) ela estará associada a outros CNPJ-8 iguais com sede em outras UF, e é comumente chamada de IE ÚNICA.

É conhecendo todos esses detalhes sobre o cadastro de ICMS que se pode planejar adequadamente a automação de um processo cadastral.

Para evitar a denegação de uma NFe por exemplo bastará que o CNPJ esteja ATIVO na RFB e que a IE esteja HABILITADA na SEFAZ Estadual.

Mas para gerar um registro cadastral completo será necessário obter e validar dados de cariadas fontes:

• Dados do cadastro do CNPJ na RFB: endereço fiscal, razão social, fantasia, CNAE principal (e outros), natureza jurídica, data de abertura.
• Situação cadastral na SEFAZ Estadual: Se a atividade econômica obriga ao ICMS deve haver uma IE HABILITADA.
• Se for sediada na Amazônia Ocidental a empresa pode ter cadastro SUFRAMA e isenção de impostos na compra de mercadorias;
• Situação de Optante do Simples Nacional e SIMEI.

Entre as fontes de dados citadas acima sempre haverá dois grupos de dados:

• dados de interesse para compor o registro cadastral na sua base;
• dados de apoio a decisão que não serão importados para a base;

O resultado da coleta de dados para análise e tomada de decisão pela aprovação de um registro cadastral é o processo que gera um registro cadastral novo.

Como já mostramos, esta verificação é a obrigação de cada parte como Contribuinte conforme regulamento do ICMS pela SEFAZ Estadual.

Esta tarefa poderia ser feita manualmente junto aos sites de Sintegra Estadual mas quando os volumes de operação são altos somente por meio de automação é que se torna possível realizar esta tarefa.

O melhor método para fazer esta verificação de forma dinâmica e automatizada é o que chamamos de Monitoramento Cadastral, realizado a partir da integração de processos do Sistema Gestor (ERP) com nossos serviços de consultas automatizadas via webservice.

Também é possível fazer este monitoramento de forma operacional exportando dados dos participantes das operações em fila de processamento, e consultando todos em massa numa janela de tempo anterior à emissão da NFe, para que haja tempo de ajustar eventuais erros de cadastro antes do fato gerador.

Veja mais em nosso site sobre o Monitoramento Cadastral como fazer para consultar a situação cadastral do CNPJ na RFB da IE no Sintegra antes do processos de emissão da NFe.

O serviço que prestamos é essencialmente de automação de consultas a dados cadastrais públicos disponíveis em sites oficiais na internet.

Não temos base cadastral própria para vender informações de pessoas jurídicas e nem pessoas físicas.

Mantemos apenas uma copia da base cadastral do CNPJ divulgado pela RFB mensalmente como mais um serviço específico, visando servir como contingência para alguns processos de saneamento cadastral ou inicio de cadastros novos;

Esta cópia da base aberta de dados do CNPJ da RFB é atualizada mensalmente, e só é acessada por meio de API exclusiva em projetos específicos, ou para iniciar cadastros que serão revalidados ON LINE antes de sua aprovação.

Temos como principal forma de consulta a cadastro do CNPJ outras duas formas de consulta ON LINE realizadas em REAL TIME, uma direto num endpoint de consutas da RFB, e outra pelo site público de consulta CNPJ da RFB.

As Secretarias de Fazenda não verificam o conteúdo de todos os campos da NFe, mas verificam a estrutura dos dados nos campos obrigatórios, como o Código de Município IBGE, ou a existência de Inscrição Estadual para um participante que consta como ISENTO no XML, e podem REJEITAR uma NFe com erros.

Desde 2011 as SEFAZ também podem DENEGAR a autorização de emissão da NFe por inaptidão da situação cadastral do emitente ou do destinatário na RFB e/ou na SEFAZ Estadual, mas esta verificação é feita primeiro nos registros dos contribuintes cadastrados na SEFAZ do emitente, e depois esta se comunica com a SEFAZ do destinatário.

Há um risco fiscal maior de se emitir uma NF-e para um destinatário em situação cadastral irregular em operações interestaduais quando a verificação na SEFAZ do destinatário não é processada entre as SEFAZ corretamente (falha de comunicação), o que resulta numa operação passível de multas pela fiscalização.

Importante dizer que a obrigatoriedade de consultar a situação cadastral das partes envolvidas antes do fato gerador (circulação da mercadoria) é do Contribuinte conforme previsto na Legislação (RICMS).

Na defesa de uma autuação não sobrevive o argumento de defesa de que, se a SEFAZ autorizou a NFe não há necessariamente nenhuma irregularidade com o destinatário naquele dia.

Já dissemos que a obrigatoriedade de consultar a situação cadastral das partes envolvidas antes do fato gerador (circulação da mercadoria) é do Contribuinte conforme previsto na Legislação Estadual (RICMS).

Ocorre que muitas operações são autorizadas pela SEFAZ em determinada data, enquanto há um processo administrativo em andamento que pode afetar a manutenção ou alteração da situação cadastral de um dos participantes.

Em alguns casos a SEFAZ decide e o Contribuinte entra com recurso e a decisão é revertida até fim do processo de análise, e, se for indeferido o pedido, a SEFAZ pode de oficio suspender e tornar a IE NÃO HABILITADA como penalidade, inclusive, retroativamente até a data da primeira notificação.

Neste cenário caberá ao emitente da operação comprovar que na data do pedido de autorização da NFe a situação cadastral era HABILIADA por meio de evidências de que fez a sua parte consultando o site do Sintegra Estadual ou CCC.

Na KeyConsultas Sistemas guardamos todos os comprovantes de consultas realizadas nos últimos 5 anos para nossos clientes que podem solicitar uma copia da evidência de que houve uma consulta que indicou conformidade fiscal para aquela operação.

Todos os dados da NFe alimentam os demais documentos do SPED, como o EFD, ECD, PIS/COFINS. Um erro de dados do cadastro que pode ter passado pela autorização de uso da NFe pode acabar identificado nos demais arquivos SPED entregues mensalmente.

Além disso, a Receita Federal tem investido muito em tecnologia para automação dos processos de análise dos documentos fiscais, visando identificar fraudes e irregularidades a partir da base de dados dos arquivos do SPED.

Estatísticas mostram que é muito difícil a empresa não cometer algum tipo de irregularidade por omissão ou por negligêcia, e os processos do SPED estão cada vez mais rigidos para reduzir estes erros.

Uma pesquisa da IOB realizada em 2010 mostrou que 56,7% das empresas erram ao operar com parceiros que apresentam alguma irregularidade na Receita Federal ou no Sintegra, e que 23,6% erram ao apurar créditos de ICMS de fornecedores não habilitados.

A Receita Federal tem 5 anos para analisar a base de documentos fiscais do SPED. Basta rodar uma rotina de identificação de irregularidades e gerar autuações devidamente documentadas com base nos dados disponíveis.

Trabalhamos com pacote mínimo mensal que chamamos de FRANQUIA MINIMA que define uma mensalidade fixa para cobrir os seguintes serviços:

• Monitoramento dos sites fonte de consultas;

• Manutenção e atualização do código de automação;

• Suporte técnico e consultoria de planejamento de projeto;

• Volume mínimo de consultas incluído na mensalidade (a partir de 3.000 consultas)

O que o CONTRATANTE exceder do volume mínimo no mês é cobrado no mês seguinte com a próxima franquia preferencial.

Temos uma escala de redução do preço conforme o volume de uso aumenta, e ajustamos a bilhetagem para que o preço a cobrar esteja de acordo com este volume consumido.

Algumas consultas custam o equivalente a 1 crédito de automação, e outras tem um custo adicionado pela sua complexidade, como quando usam credenciais de acesso ou usam desafio de imagem complexos (reCaptha2, invisible Captcha, hCaptcha, etc).

Mas não divulgamos tabela de preços do serviço neste site. Preferimos antes conhecer a necessidade do projeto e ajudar a definir a melhor forma de atende-lo.