O Portal PreCAD

O Portal KeyConsultas-web foi criado para gerenciar a execução de consultas em lotes de forma integrada ao nosso webservice de consultas cadastrais para gerar relatórios de resultados que serão posteriormente analisados pelo usuário, e que depois orienta suas decisões de atualização ou outras ações em massa sobre a base cadastral.

O Portal de PreCAD já é uma ferramenta de apoio para a automação do processo de homologação de um registro cadastral novo ou revisão de um registro existente, exigindo o cumprimento de tarefas de um checklist de homologação a ser cumprido de forma padronizada pelo Operador da área de cadastro de Clientes ou Fornecedores.

O PreCAD documenta de forma customizada todas as evidências de cumprimento de tarefas pelo Operador, desde a realização de consultas cadastrais automatizadas, até a obtenção de documentos comprobatórios e necessários para análises complementares que levam à aprovação ou rejeição do cadastro.

Ao final do checklist de tarefas, o Operador que aprova o cadastro gerará um arquivo de integração com a coleção de dados que interessa para carga e geração do registro no Sistema Gestor (ERP), o que se dá por uma API.

Sua integração ao ERP é muito mais simples e rápida, e por ser uma plataforma customizável externa ela oferece um custo de manutenção e de propriedade muito menor que a integração direta de API de consultas ao seu ERP.

Qualquer empresa que pretenda melhorar a Governança de processos cadastrais pode solicitar o uso do PreCAD, mas este recurso agrega ainda mais valor para estes casos:

• Centralização da equipe de homologação cadastral para grupo empresarial;

• Quando a forma de entrada de cadastros envolve CRM, representantes comerciais em campo, ou via site web de captação;

• Quando o volume de cadastros novos e revisão de existentes é maior que 200 registros por mês;

• Quando a área de Suprimentos faz a qualificação e homologação do Fornecedor.

• Quando o Sistema Gestor (ERP) é plataforma comercial de padrão internacional, com processo de customização mais complexo e de alto custo.

O PreCAD pode ser adotado de forma alinhada com qualquer destes métodos de fluxo de solicitação de cadastros:

• Solicitação por telefone em central de atendimento;

• Via fluxo de ServiceDesk onde agente solucionador é da central de cadastros;

• Via APP Mobile de captação de cliente pelo representante comercial em campo;

• Via email para a Central de Cadastros;

• Diretamente desde a criação do registro no ERP para revisão no PreCAD;

Para a integração do Portal PreCAD aos sistemas externos por onde um cadastro é iniciado utilizam-se chamadas via API que criam a fila de requisições a ser atendida pelos agentes da Central de Cadastros.

Na medida em que o PreCAD registra todas as interações entre o Agente Operador do Cadastro e o solicitante, ele cria evidências de que a tarefa foi realizada conforme as politicas de Compliance da empresa.

Há também a trilha de auditoria que pode ser solicitada ao suporte técnico para se fazer uma verificação detalhada de como se deu determinado ciclo de aprovação de um registro cadastral, identificando todos os usuários e colaboradores externos envolvidos.

É gerado também um PDF como relatório de ações adotadas que documenta o resumo de todos os dados apresentados e das conclusões do Operador a cada aprovação de registro, que fica no histórico do registro cadastral, o que ajuda na identificação de falhas do processo.

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia” (Willian Edwards Deming).

O PreCAD documenta todas as ações do Operador durante o processo de homologação do cadastro, gerando evidências de sucesso e de tomadas de decisão, facilitando o rastreamento de falhas e reduzindo o tempo da curva de aprendizado.

Com tarefas definidas em um checklist obrigatório, com uma interface intuitiva e uso de automação de consultas o PreCAD reduz a falha humana.

Desta forma é possível implementar um ciclo de melhoria contínua no processo cadastral da sua empresa a partir da experiência aprendida no dia a dia.

Com o PreCAD é possível planejar, realizar as tarefas de modo padrão, verificar o resultado e a qualidade do processo, e assim agir na sua melhoria pela tratativa de desvios e eventuais falhas humanas.

São soluções diferentes, e não se confundem. O PreCAD não faz o que um sistema de e-procuremet propõe, e nem o sistema de e-procurement faz o que o PreCAD oferece.

O e-procurement é uma solução para gerenciar toda relação entre a Empresa e seus Fornecedores, incluindo processos de cotação, gerenciamento de pedidos de compra, pagamentos e notas fiscais. Mas nele o processo cadastral é feito pela carga manual de dados em formulários da tela do usuário, e o processo de homologação deste Fornecedor provavelmente se deu sem integração com o e-procurement e manualmente.

O PreCAD para Fornecedores está na etapa de homologação de cadastros e não na gestão do relacionamento com este parceiro de negócios.

Primeiramente solicite uma webconf com nossa área comercial, para conhecermos melhor o seu processo de cadastros e juntos discutiremos as oportunidades de melhoria que podemos trazer com esta solução.

Para o orçamento do projeto, precisamos levantar estes dados:

• Quais os sistemas externos que serão integrados via API; ERP, Service Desk, CRM, Formularios WEB, APP Mobile;

• Quantos usuários Operadores para fazer a Gestão de Cadastros;

• Quais as consultas cadastrais automatizadas serão necessárias;

• Quantos registros serão processados por mês;

• Quais documentos externos devem ser anexados para análise cadastral;

• Quais formulários de qualificação customizados devem ser preenchidos pelo colaborador externo;

• Quantos fluxos customizados com checklist por perfil de participante serão necessários;

De posse destas informações temos como fazer uma DEMO do PreCAD para que a solução seja melhor avaliada pela área interessada.