Portal KeyConsultas-web

O Portal KeyConsultas-web é normalmente usado sempre que se pretende obter ados cadastrais em massa de registros de clientes ou fornecedores.

Seu uso é operacional e está disponível para usuários de um contrato de serviços, podendo atender a estas demandas:

• Saneamento Cadastral em massa, realizado periodicamente;

• Monitoramento Cadastral: em janelas de consulta que ficam entre o fechamento da carteira de pedidos de venda e a rotina de emissão da NFe;

• Na atualização periódica de cadastro de Fornecedores;

• Para revisar e validar cadastros cuja criação foi manual e sem verificação naquele momento.

O Portal KeyConsultas-web já é integrado ao nosso webservice de consultas e gerencia as tarefas de consulta automatizadas para lotes de registros e produz relatórios excel para orientar a análise dos resultados.

Qualquer cliente pode solicitar de modo sazonal o processamento de relatórios de quaisquer dos serviços disponíveis no Portal KeyConsultas-web.

Cobramos um valor fixo mensal por usuário que é somado a uma franquia mínima mensal do uso do webservice de automação de consultas, mais os excedentes apurados no consumo.

Se o volume de uso mensal for acima de 10.000 consultas, é concedido o primeiro usuário sem custo, e acima de 20.000 consultas até dois usuários são concedidos sem custo.

A franquia mínima mensal é medida como um mix de serviços, não sendo exigido mínimo volume de uma ou outra consulta em especial (ex.: Receita Federal e Sintegra Estadual).

O serviço pode ser contratado para um saneamento pontual inicialmente, e posteriormente para períodos de uso por 30, 60, 90 dias, ou por 12 meses.

O usuário poderá executar as suas consultas a qualquer momento, com a periodicidade que desejar, diariamente, semanalmente, ou mensalmente, até o limite máximo do volume contratado no mês, considerando-se um excedente pré-determinado.

Havendo necessidade de mais consultas, basta solicitar via canal de atendimento.

O processo de extração de dados de sua base cadastral para um arquivo externo é uma questão muito simples para sua equipe de TI resolver.

O importante é que estes dados sejam exportados dentro do formato padrão exigido para o arquivo ORIGEM, que conterá algumas colunas com titulo especifico para dados obrigatórios usados na consulta (ex.: CNPJ ou IE), enquanto os dados das demais colunas fora do padrão serão ignoradas. Solicite um modelo via nosso suporte técnico.

As colunas de chame de consulta como CNPJ e CPF ou IE devem ser geradas sem máscaras de caracteres especiais, e com zeros à esquerda completando a chave, pois o DV (digito de verificação) será testado para garantir a integridade da chave.

IMPORTANTE: quando a coluna da IE for um dado obrigatório é exigido a string numérica em formato TEXTO contendo a quantidade de caracteres exigido pelo Sintegra Estadual, pois será validada pelas regras de cada SEFAZ. Veja aqui: http://www.sintegra.gov.br/insc_est.html 

Pode ser mais fácil gerar a primeira exportação da base em formato do Excel (.xlsx) para conferir as colunas e seus correspondentes títulos em conformidade com nosso modelo de arquivo ORIGEM. Em seguida salve o arquivo Excel em formato CSV.

Se o arquivo for aberto por um programa editor de texto (ex.: notepad++), você notará que os caracteres estão separados por ponto e vírgula, um formato moderno do arquivo CSV.

Preferimos o formato CSV para importação dos dados de sua tabela origem por uma questão de segurança, e também para reduzir o consumo de tempo no upload até o nosso Portal.

Já o arquivo de RETORNO das consultas será devolvido em formato excel (XLSX) devido à facilidade de análise e manipulação dos dados do relatório.

Não se preocupe com a segurança neste caso. Nosso arquivo de RETORNO não possui nenhuma macro executável, e é gerado de forma segura em nossa plataforma.

Outro detalhe importante é que o relatório de retorno das consultas não terá mais de 20.000 linhas, pois a depender do tipo de relatório ele poderia ficar pesado demais para ser analisado em um notebook convencional.

Sim, desde que as colunas obrigatórias para o tipo de consultas solicitadas estejam presentes no CSV, podem ser incluídas outras colunas exclusivas do interesse do cliente, como dados de contato, ou códigos internos de qualificação do registro, etc.

Se as colunas OBRIGATÓRIAS não estiverem presentes no arquivo CSV um erro será gerado na carga da Ordem de Serviços e ela não será criada.

Todas as colunas opcionais podem ser omitidas, assim como nome ou posição destas podem ser alterados sem prejuízo.

Se estas colunas tiverem o titulo padrão será possível observar marcações de cor de destaque em fundo AMARELO para divergências entre a base original e o dado obtido na fonte da consulta (RFB ou Sintegra).

Uma vez carregado o upload de um arquivo ORIGEM (CSV) sem erros uma Ordem de Serviços será gerada e entrará numa fila de processamento, aguardando um comando para iniciar as consultas.

A partir daí, o tempo necessário para processar as consultas dependerá da quantidade de registros da base ORIGEM, do tipo de site fonte de consulta, e do tempo de resposta de cada automação, que depende do processamento destes sites.

O Portal também gerenciará as falhas de consulta com até 5 tentativas automáticas de reconsulta, colocando cada reconsulta numa fila de espera de 15min, 30min, 45min até 60min de forma automática.

Se o lote for todo processado e ficar apenas casos em fila de reconsulta, o usuário pode comandar a reconsulta de todos com um click.

A indisponibilidade dos sites fonte sempre afetará o prazo de entrega do processamento como um todo, mas normalmente um lote de 10.000 registros de CNPJ podem ser consultados no Sintegra (sem desafio de imagem) em até 15min se não houver falhas no site fonte.

O Portal de Serviços KeyConsultas-web após concluir todas as consultas gerará o relatório excel e um arquivo ZIP com os comprovantes de respostas da fonte (html ou PDF), e então enviará uma mensagem por e-mail ao usuário cadastrado para informar da conclusão do processamento de seu lote de registros.

Também há um painel que indica o status do processamento do lote de registros, para que o usuário possa estimar quanto tempo resta para o trabalho de consultas ser concluído, ou saber da indisponibilidade de algum dos websites alvo que fazem parte do processamento.

Casos de consultas com erro durante o processo podem também ser reconsultados a partir de um comando manual do usuário para cada caso, ou geral para todos na fila de reconsulta.

Comandos de abortar reconsultas para gerar o relatório a partir daquele momento também está disponível ao usuário. Neste caso o relatório é gerado com os casos de falha de consulta.

No relatório de consultas os casos graves de inaptidão da situação cadastral estão marcados em fundo ROSA, e os casos que sugerem analisar estão em fundo AMARELO, o que é uma sinalização visual auxiliar para chamar a atenção do usuário.

Nos casos de situação cadastral mais grave, além da situação cadastral informada, marcamos em fundo ROSA a chave de consulta (CNPJ, CPF ou IE) que apresentaram situação de inaptidão para operações mercantis, e usam expressões não padronizadas como:

• NÃO HABILITADA, INATIVA, BAIXADA, SUSPENSA, CANCELADA, INAPTA, etc.

Estas expressões, no geral diferentes de ATIVO ou HABILITADO, equivalem à situação de NÃO HABILITADA para uma inscrição estadual, e dependem da SEFAZ Estadual que as classifica conforme o caso e a sua legislação, sem padronização entre as 27 Unidades Federativas.

Apenas o site fomente da consulta do Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC) trará a situação cadastral padronizada entre HABILITADA e NÃO HABILITADA.

Normalmente para as consultas de verificação da situação cadastral, assim como as de saneamento cadastral, se usa a chave do CNPJ. Deste modo a resposta da fonte Sintegra poderá ser:

• O CNPJ possui uma IE na base Estadual, e a ficha é apresentada.

• O CNPJ possui múltiplas IE na base Estadual, e uma lista de IE é apresentada;

• O CNPJ não possui cadastro na base Estadual.

A ultima situação é indicada com um código padronizado pela automação sempre que a resposta da fonte responde que não existe ficha cadastral para a chave consultada.

Mas para concluir que se trata de caso de ISENTO ICMS o operador deve antes conferir os códigos CNAE do cadastro do CNPJ e verificar se entre eles existe alguma atividade sujeita ao ICMS e que requer IE naquela SEFAZ Estadual.

Se nenhuma atividade econômica exercida não obriga ao cadastro no Sintegra Estadual como Contribuinte do ICMS, então ele é mesmo ISENTO.

Se alguma atividade exige a inscrição estadual, então há uma não conformidade fiscal no fato de não existir IE para aquele registro que merece ser investigada e esclarecida.

No painel do usuário há uma página de relatório de uso que indica quais consultas fora realizadas para cara Ordem de Serviços, listando os casos de sucesso e de falhas também.

Assim o usuário pode acompanhar quanto tem usado do serviço no mês.

Se eventualmente ultrapassar o limite mensal contratual ainda é possível solicitar um limite complementar pelo canal de atendimento do suporte técnico.