O serviço é realizado a partir de consultas públicas automatizadas no Portal Nacional da NFe, que permite o Download do XML de NFe para qualquer dos participantes da operação mercantil.
O método utilizado dispensa o processo do Manifesto do Destinatário, pois recupera NFe com mais de 30 dias e até 5 anos desde a emissão, e para isso requer apenas duas informações essenciais:
- A chave da NFe que se deseja recuperar, obtida em algum documento SPED, ou no DANFe;
- O Certificado Digital (A1) do participante da operação mercantil.
Os documentos XML que podem ser baixados no processo devem atender às seguintes premissas:
- A SEFAZ Autorizadora já encaminhou o XML ao Ambiente Nacional;
- A consulta da chave no Portal Nacional da NFe (resumo) retorna a situação como NFe AUTORIZADA, CANCELADA ou DENEGADA;
- O Certificado Digital corresponde ao CNPJ do EMISSOR, do DESTINATÁRIO, ou da TRANSPORTADORA;
Algumas das SEFAZ Autorizadoras encaminham o XML das NFe Autorizadas imediatamente para o Ambiente Nacional, mas em alguns casos o envio do XML pode levar horas ou alguns dias.
Por isso uma NFe recém emitida pode não constar imediatamente na base do Portal Nacional para consultas.
O processo de Recuperação de XML da NFe
O processo é baseado na integração do Portal KeyConsultas-web para consultar previamente as chaves de NFe no portal nacional, com um Programa KeyConsultas-xml instalado no ambiente Windows da CONTRATANTE para baixar os arquivos XML encontrados e aptos ao download, seguindo estes passos:
- O usuário obtém uma lista de chaves de NFe cujos XML deseja recuperar, e gera um arquivo CSV;
- O CSV com a lista das chaves é carregado no Portal KeyConsultas-web para gerar uma Ordem de Serviços;
- O Portal processa as consultas de cada chave de XML no Portal Nacional, e armazena os dados da NFe Resumo encontradas;
- O usuário recebe um email informando da conclusão da OS pelo Portal, então baixa o relatório Excel com os dados de cada NFe, e os comprovantes HTML de cada consulta on line (para auditoria).
- O usuário configura o Programa KeyConsultas-xml em seu desktop Windows para se comunicar com o Portal KeyConsultas-web, e organiza o download de todos os XML listados no relatório da Ordem de Serviços.
O processo que propomos para Recuperação de XML de NFe é o mais recomendado para recuperar notas fiscais antigas, quando este for o cenário:
- NFe recebidas nos últimos 5 anos de Fornecedores que não constam nos arquivos da empresa;
- NFe emitidas nos últimos 5 anos para Clientes, e cujo XML se perdeu da base de dados acidentalmente;
- NFe de Clientes de Transportadoras que não receberam o XML, mas precisam relacionar ao CTe;
Benefícios do método adotado na Recuperação de XML de NFe
- Processo gera um relatório Excel com os dados de cada NFe consultada, permitindo análise mais detalhada;
- Geração de comprovantes HTML de cada consulta realizada no Portal Nacional da NFe (auditoria);
- Download do documento fiscal da NFe ocorre localmente com uso do Programa KeyConsultas-xml, logo, não há exposição ou manuseio do Certificado Digital para fora da empresa;
- Consultas pelo Portal Nacional da NFe não exige o Manifesto do Destinatário da NFe, e não impõe limite de consultas.
- Recupera o XML de notas fiscais com até 5 anos, desde que estejam disponíveis no Ambiente Nacional.
- Os XML recuperados são organizados em pastas pela situação: AUTORIZADA, CANCELADA e DENEGADA.
Entre em contato conosco para obter uma proposta para o seu projeto de recuperação de XML de NFe antigas que eventualmente tenham se perdido ou nunca constaram nas bases de seus documentos fiscais.